Ситуація, коли працівник втрачає чек після здійснення витрат у відрядженні або при купівлі за власний рахунок для потреб компанії, трапляється досить часто. Чи можливо в такому випадку провести відшкодування витрат без чека, і як це зробити без порушень податкового та бухгалтерського законодавства?
Навіщо потрібен чек
Чек або інший розрахунковий документ (наприклад, квитанція, фіскальний чек, товарний чек із мокрою печаткою) підтверджує факт придбання товару чи послуги і є підставою для включення таких витрат у витрати підприємства.
Для працівника це також головний доказ, що витрати були здійснені саме для компанії і не є його особистими.
Чи можна компенсувати витрати без чека
На жаль, відшкодування витрат без чека не є стандартною практикою, і бухгалтер не має підстав провести таку операцію автоматично. Але законодавство не містить прямої заборони — все залежить від обґрунтування витрат і правильно оформлених альтернативних документів.
У такому випадку підприємство може:
- скласти службову записку працівника з поясненням ситуації;
- додати документи, які підтверджують мету витрат (копії переписок, рахунки, сервіси замовлення тощо);
- оформити акт про неможливість подання підтвердного документа з підписами відповідальних осіб;
- у разі потреби — вимагати письмове пояснення або рішення керівника.
Як податкова ставиться до витрат без чека
Фіскальні органи зазвичай критично ставляться до таких ситуацій. Витрати, не підтверджені належними документами, можуть бути визнані такими, що не мають документального підтвердження, особливо при перевірці.
У результаті:
- їх можуть виключити з витрат;
- донарахувати податки;
- застосувати штрафи.
Однак, якщо документи хоч частково підтверджують доцільність витрат і призначення — ризики суттєво знижуються.
Що робити підприємству
Щоб уникнути проблем, рекомендується:
- прописати в положенні про підзвітні кошти порядок дій у разі втрати підтверджувальних документів;
- встановити внутрішній перелік допустимих альтернатив (наприклад, сертифікати, фото чеків, екранні копії мобільних додатків);
- чітко вказати, що рішення щодо компенсації ухвалює керівник підприємства.
Також слід врахувати, що для ПДВ такі витрати не можуть бути включені до податкового кредиту без фіскального чека.
Підсумки
- Відшкодування витрат без чека можливе, але лише з достатнім документальним обґрунтуванням.
- Форма підтвердження — службова записка, акт, пояснення, рішення керівника.
- Для цілей оподаткування до таких витрат податкова ставиться обережно — готуйтесь до обґрунтувань.
- Краще заздалегідь врегулювати порядок дій у внутрішніх документах компанії.