Ще кілька років тому консультація бухгалтера онлайн сприймалася як щось екзотичне. Усі звикли до особистих зустрічей, паперових документів і папок з договорами. А зараз? Більше половини наших клієнтів працюють з нами віддалено і цілком задоволені.
Чому онлайн став нормою
Першими онлайн-формат оцінили айтішники та фрілансери – їм було зручно отримувати допомогу бухгалтера дистанційно, не відриваючись від роботи. Потім підтягнулися власники інтернет-магазинів, консультанти, усі, хто сам працює з дому чи офісу.
Зараз до нас звертаються за консультацією бухгалтера онлайн навіть ті, хто раніше без особистої зустрічі й кроку не ступав. Виявилося, що багато питань можна вирішити швидше й простіше, якщо не витрачати час на дорогу.
Що реально можна вирішити онлайн
- Розбір податкових питань. Податкове планування, вибір оптимального режиму, розрахунок податків – усе це чудово робиться віддалено. Головне – правильно описати ситуацію та надати необхідні документи.
- Перевірка документообігу. Надсилаєте нам зразки договорів, актів, накладних – отримуєте рекомендації щодо покращення. Часто знаходимо помилки, які можуть дорого коштувати при перевірці.
- Підготовка звітності. Якщо ведете облік самостійно, можемо перевірити декларації перед подачею. Або пояснити, як правильно заповнити той чи інший звіт.
- Планування угод. Купівля обладнання, зміна постачальників, реорганізація – усе це можна опрацювати онлайн. Іноді навіть зручніше, тому що є час усе порахувати й обдумати.
Чого онлайн не замінить
Якщо потрібно розібрати архів документів за кілька років або провести комплексний аудит – особиста зустріч усе ж бажаніша. Хоча й тут багато чого залежить від того, наскільки добре у вас організований документообіг.
Первинне знайомство з бізнесом теж краще проводити особисто. Коли бачиш офіс, склад, виробництво – одразу розумієш специфіку роботи. А далі вже можна спілкуватися онлайн.
Як правильно організувати віддалену роботу
- Визначтеся з каналами зв’язку. Хтось віддає перевагу Telegram, комусь зручніше Viber, деякі працюють тільки електронною поштою. Головне – домовитися заздалегідь і не розкидатися по різних месенджерах.
- Систематизуйте документи. Якщо документи розкидані по різних папках і програмах, віддалена робота перетвориться на муки. Краще відразу налагодити електронний документообіг.
- Заплануйте регулярне спілкування. Консультація бухгалтера онлайн не повинна перетворюватися на разові “пожежні” звернення. Набагато ефективніше періодично дзвонити й обговорювати поточні питання.
Інструменти, які полегшують життя
Для відеозв’язку використовуємо Zoom, Google Meet або навіть звичайні дзвінки в Telegram. Документи обмінюємо через Google Drive, Dropbox або надсилаємо електронною поштою.
Якщо потрібно щось показати на екрані – вмикаємо демонстрацію екрана. Іноді так навіть зручніше пояснювати, ніж особисто.
Для підписання документів використовуємо електронний підпис – це економить купу часу на відправку кур’єрів.
Підводні камені, яких варто уникати
- Непорозуміння через поганий зв’язок. Якщо інтернет постійно глючить або зв’язок переривається – краще перенести розмову. Неправильно зрозуміла інформація може дорого коштувати.
- Втрата особистого контакту. Онлайн-спілкування все ж більш формальне. Іноді важливі деталі спливають у невимушеній бесіді, яка при віддаленому форматі не виходить.
- Безпека інформації. При передачі документів онлайн особливо важливо стежити за конфіденційністю. Не надсилайте фінансові документи через незахищені канали.
Як ми працюємо з клієнтами онлайн
Зазвичай починаємо з попередньої розмови – з’ясовуємо, що саме турбує, які питання потрібно вирішити. Якщо потрібно вивчити документи, клієнт їх пересилає заздалегідь.
Саму консультацію бухгалтера віддалено проводимо по відеозв’язку або телефону – як зручніше клієнту. Обов’язково ведемо записи розмови, щоб нічого не забути.
Після консультації надсилаємо коротку витяжку електронною поштою: які питання обговорювали, які рішення прийняли, що потрібно робити далі.
Бухгалтер онлайн – це не компроміс, а повноцінна альтернатива особистим зустрічам. Для багатьох питань навіть більш зручна. Головне – правильно організувати процес і вибрати надійного партнера.
Якщо раніше сумнівалися в онлайн-форматі – спробуйте. Можливо, виявите, що це саме те, що потрібно вашому бізнесу.