Закупівля вторинної сировини у підприємців, які приймають макулатуру, металобрухт чи склобій від приватних осіб, – на перший погляд звична і нескладна операція. Людина принесла сировину, ви розрахувалися. Але з точки зору Податкового кодексу ця операція тягне за собою конкретний перелік обов’язків. І відсутність відомості на виплату або закупівельних актів під час перевірки – це вже реальна підстава для штрафів.
ФОП як податковий агент: як оформлюється закупівля вторинної сировини
Кожен підприємець, який виплачує дохід фізичній особі, автоматично набуває статусу податкового агента. Це передбачено підпунктом 14.1.180 Податкового кодексу України та діє незалежно від суми виплати, групи єдиного податку чи частоти операцій.
Статус податкового агента зобов’язує ФОП до трьох речей: вести облік виплачених доходів, відображати їх у звітності та нести відповідальність у разі порушень. Тобто навіть якщо ви на 3-й групі єдиного податку і закупівля вторинної сировини відбувається лише кілька разів на місяць – ці вимоги повністю поширюються на вас.
ПДФО і військовий збір: чи потрібно утримувати
Хороша новина: утримувати ПДФО та військовий збір з виплат не потрібно. Дохід від продажу вторинної сировини населенням – макулатури, металобрухту, склобою тощо – не включається до загального оподатковуваного доходу фізичної особи. Це пряма норма підпункту 165.1.25 ПКУ.
Людина, яка здала папір чи металобрухт, отримує повну суму без жодних утримань. Але це не означає, що у ФОП немає ніяких зобов’язань – звільнення від оподаткування не скасовує обов’язки з документування та звітності.
Які первинні документи вимагає легальна закупівля вторинної сировини
Тут більшість підприємців і допускають помилку. Кожна закупівля вторинної сировини має бути підкріплена первинним документом. Залежно від ситуації це:
- Закупівельний акт – оформляється окремо на кожну особу при кожному факті закупівлі.
- Закупівельна відомість – складається, коли протягом одного приймання сировину здають кілька осіб одночасно.
Документ обов’язково повинен містити:
- прізвище, ім’я та по батькові продавця;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП);
- найменування і вид сировини;
- вагу, ціну та загальну суму;
- підпис продавця про отримання коштів.
Якщо хоча б один із цих реквізитів відсутній – документ не має юридичної сили. Підтвердити факт виплати та правомірність витрат під час перевірки буде неможливо. Щоб дізнатися більше про загальні правила та терміни зберігання таких паперів, читайте розгорнутий аналіз про те, чи повинен ФОП зберігати первинні документи.
Звітність у додатку 4ДФ, коли ведеться закупівля вторсировини у населення
Навіть якщо ПДФО не утримується і не сплачується, ФОП зобов’язаний відображати суми виплачених доходів у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку. Для доходів від закупівлі вторинної сировини у населення застосовується ознака доходу «149».
Це не просто формальність – це вимога закону. Якщо ФОП здійснював виплати, але не вносив їх до звітності, – це порушення, яке легко виявляється під час перевірки. Звітність подається щокварталу. Пропустили квартал або не відобразили виплату – вже є підстава для штрафу.
Штрафи за відсутність відомості та помилки у звітності
Якщо при перевірці виявлять порушення, санкції накладаються одразу за декількома статтями.
Порушення звітності – стаття 119.1 ПКУ: Штраф 1 020 грн – за неподання, запізнення або подачу 4ДФ з помилками, що вплинули на ідентифікацію платника або суму зобов’язань. При повторному порушенні протягом року – 2 040 грн.
Відсутність або знищення первинних документів – стаття 121.1 ПКУ: Штраф 1 020 грн за перше порушення. Якщо протягом року – повторне: 2 040 грн. Під цю статтю потрапляє ситуація, коли закупівельні акти або відомості взагалі не складалися.
Адміністративна відповідальність – стаття 163-4 КУпАП: Штраф від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 34 до 51 грн, – за неповідомлення або несвоєчасне повідомлення податкових органів про виплачені доходи.
Суми адміністративних санкцій здаються невеликими, але це лише мінімальний рівень. За систематичних порушень або при документальній перевірці наслідки можуть бути значно серйознішими.
Що робити, якщо закупівля вторинної сировини вже відбулася без документів
Якщо закупівля вторинної сировини відбувалася, але акти або відомості не складалися, – потрібно діяти без зволікань.
Крок 1. Якщо є дані продавців – терміново скласти закупівельні акти на кожен факт виплати або зведену відомість. РНОКПП і підпис продавця обов’язкові.
Крок 2. Подати уточнюючий Податковий розрахунок із виправленим або доповненим додатком 4ДФ за той звітний період, у якому здійснювалися виплати.
Самостійне виправлення помилок суттєво знижує ризики. Варто врахувати: деякі контролери трактують додавання нового отримувача доходу в 4ДФ як підставу для штрафу за ст. 119.1 ПКУ. Проте оперативне складання первинних документів однозначно захистить від штрафу за їх відсутність за ст. 121.1 – а це вже конкретна економія при перевірці.
Підсумок
Закупівля вторинної сировини у населення – звична операція для багатьох підприємців, але з точки зору закону вона вимагає чіткого дотримання процедур. ФОП зобов’язаний складати закупівельні акти або відомості, фіксувати РНОКПП кожного продавця та щокварталу звітувати про виплати у додатку 4ДФ з ознакою доходу «149». Відсутність документів – не дрібниця, а реальна підстава для штрафів при найближчій перевірці. Зробити все правильно одразу завжди простіше і дешевше, ніж виправляти потім.