Питання, чи повинен ФОП ІІІ групи зберігати первинні документи, стало одним із ключових у податкових консультаціях у 2025 році. Важливо зрозуміти, що саме закони, податкова служба та суди вимагають, які документи мають бути, наскільки довго їх зберігати і які ризики нести у разі відсутності.
Основна частина
Законодавчі підстави та роз’яснення
- Стаття 44 Податкового кодексу України (ПКУ): платники податків, включно з ФОПами, зобов’язані здійснювати облік доходів, витрат та інших показників для визначення об’єктів оподаткування на підставі первинних документів.
- Стаття 102 ПКУ: встановлює строк зберігання первинних документів — 1095 днів (3 роки) з дня подання декларації або граничного строку подання звітної документації.
- Податкова служба у Листі ДПС від 05.03.2025 № 211/2/99-00-07-03-01-02 надала роз’яснення, що штрафів за несвоєчасне чи відсутнє зберігання первинних документів до певної міри не застосовуватимуть до ФОПів-єдинників І, ІІ та ІІІ груп, які не є платниками ПДВ.
Які документи вважаються первинними для ФОП ІІІ групи
ФОП ІІІ групи мають мати, як мінімум:
- виписки з банківського рахунку, або платіжні документи;
- книга обліку доходів;
- договори, акти надання послуг або постачання, накладні чи інші документи, що підтверджують операції з контрагентами;
- документи на товари, якщо ФОП торгує товарами, особливо якщо це групи ризику, або якщо застосовується наказ № 496;
Роз’яснення податкової служби та практика
- Податкова надає різні відповіді: з одного боку — норма ПКУ вимагає первинні документи для обліку; з іншого — у роз’ясненнях зазначається, що для ФОП-єдинників І-ІІІ груп неплатників ПДВ штрафи за відсутність первинних документів не застосовуватимуться у деяких випадках.
- Однак податкова практика не є однозначною: є випадки, коли при перевірках ФОПів все ж таки штрафують або намагаються застосувати санкції за відсутність первинки.
Строки зберігання документів
- Мінімальний строк — 3 роки (1095 днів).
- Для документів, які стосуються операцій з нерезидентами, може бути термін 5 років; для контрольованих операцій — іще довше.
Ризики за відсутність чи неналежне зберігання
- Податкова може відмовити у врахуванні витрат або визнати виручку без документального підтвердження.
- Можуть накладатися штрафи за ст. 121.1 ПКУ — за незбереження первинних документів.
- Питання під час фінансового моніторингу банків — можуть вимагати документи для підтвердження транзакцій.
Відповіді на часті питання
Чи застосовується штраф до ФОП ІІІ групи, якщо немає первинних документів?
Так, можуть бути штрафи за ст. 121.1 ПКУ, якщо податкова виявить, що первинні документи відсутні або неналежно зберігаються, особливо коли це впливає на підтвердження доходів чи витрат. Хоча у роз’ясненнях від 05.03.2025 зазначено, що податкові органи можуть не застосовувати штрафи в деяких випадках для єдинників І-ІІІ груп, не є гарантовано захистом від усіх претензій.
Чи можна вести бізнес без первинних документів, якщо торгуєш непродуктовими товарами?
Немає прямої законодавчої норми, яка звільняє ФОП ІІІ групи від обов’язку мати документи, що підтверджують доходи. Таким чином, хоча для неризикових товарів податкова може не акцентувати увагу, ризики існують, особливо при перевірках.
Які документи достатньо мати для підтвердження доходів?
Окрім книги обліку доходів, це можуть бути банківські виписки, чеки, договори, рахунки, акти наданих послуг або отриманих товарів тощо.
Що робити, якщо первинні документи втрачено або знищено?
Якщо документи втрачено, наприклад через форс-мажор чи інші обставини, ФОП має надати пояснення податковому органу, використовувати будь-які можливі копії або інші підтвердження операцій. У випадках воєнного стану чи активних бойових дій, законодавство передбачає певні спрощення або відстрочки за подання пояснень.
Висновок
Отже, ФОП ІІІ групи зберігати первинні документи — це не просто рекомендація, а вимога закону, особливо щодо підтвердження доходів та витрат. Навіть якщо податкова наразі дає роз’яснення, що штрафів не буде у певних випадках, ризики залишаються реальними.
Щоб бути максимально захищеним, рекомендовано:
- формувати базовий пакет первинних документів одразу;
- вести книгу обліку доходів;
- зберігати документи мінімум 3 роки;
- мати копії або резервні версії;
- бути готовим до перевірок.
Це допоможе уникнути конфліктів з податковими або іншими органами та забезпечити правову чистоту бізнесу.