Відпустка у 2025 році зазнала низку оновлень у трудовому законодавстві, які безпосередньо впливають на порядок надання, оформлення та оплати відпусток. У цій статті розглянемо основні зміни, на які варто звернути увагу.
Основна щорічна відпустка: без змін, але з нюансами
У 2025 році основна щорічна відпустка залишається важливим елементом трудових відносин, забезпечуючи працівникам право на відпочинок та відновлення працездатності. Хоча базові положення щодо тривалості та порядку надання відпустки залишаються незмінними, існують певні нюанси, які слід враховувати роботодавцям та працівникам.
Тривалість основної щорічної відпустки
Згідно з частиною 1 статті 6 Закону України «Про відпустки», щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік. Для деяких категорій працівників передбачено більшу тривалість відпустки:
- Особи з інвалідністю:
- І та ІІ група — 30 календарних днів;
- ІІІ група — 26 календарних днів.
- Працівники віком до 18 років: 31 календарний день.
- Педагогічні, науково-педагогічні та наукові працівники: до 56 календарних днів згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 346.
Порядок надання відпустки
Основна щорічна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 11 січня 2025 року, то першим робочим роком для нього буде період з 11.01.2025 по 10.01.2026.
За бажанням працівника разом зі щорічною основною відпусткою можуть надаватись щорічні додаткові відпустки, якщо працівник має на них право.
Вплив воєнного стану на відпустку
У період дії воєнного стану, згідно з частиною 1 статті 12 Закону України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець має право обмежити тривалість щорічної основної відпустки працівника до 24 календарних днів за поточний робочий рік. Це обмеження:
- є правом, а не обов’язком роботодавця;
- застосовується лише до щорічної основної відпустки за поточний робочий рік;
- не стосується керівних працівників закладів освіти, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.
Невикористані дні відпустки понад 24 календарні дні не анулюються, а можуть бути надані після припинення або скасування воєнного стану.
Поділ відпустки на частини
Законодавство дозволяє поділ щорічної основної відпустки на частини за згодою між працівником і роботодавцем. При цьому одна з частин повинна бути не менше 14 календарних днів.
Військовий облік і бронювання: вплив на графік відпусток
У 2025 році, в умовах дії воєнного стану, військовий облік та бронювання працівників набули особливої актуальності. Ці процеси безпосередньо впливають на планування та реалізацію графіка відпусток на підприємствах.
Вплив на графік відпусток
Військовий облік та бронювання працівників безпосередньо впливають на формування та реалізацію графіка відпусток:
- Мобілізовані працівники: Включення мобілізованих працівників до графіка відпусток не є обов’язковим, але і не заборонене. Роботодавець може обрати зручний для себе варіант.
- Броньовані працівники: Мають право на щорічні відпустки згідно з графіком. Однак роботодавець повинен враховувати можливі зміни у статусі бронювання та необхідність їхнього перебування на робочому місці.
- Планування відпусток: При формуванні графіка відпусток слід враховувати можливість мобілізації працівників та зміни у статусі бронювання, що може вплинути на наявність працівника на робочому місці у запланований період відпустки.
Обмеження тривалості відпустки під час війни у 2025 році
У період дії воєнного стану в Україні законодавство передбачає можливість обмеження тривалості щорічної основної відпустки працівників. Це обмеження регламентується частиною 1 статті 12 Закону України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
Ключові положення:
- Обмеження тривалості: Роботодавець має право обмежити тривалість щорічної основної відпустки працівника до 24 календарних днів за поточний робочий рік.
- Застосування обмеження: Це обмеження стосується лише щорічної основної відпустки за поточний робочий рік.
- Залишок відпустки: Невикористані дні відпустки понад 24 календарні дні не анулюються, а можуть бути надані після припинення або скасування воєнного стану.
- Винятки: Обмеження не застосовується до керівних працівників закладів освіти, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.
Практичні аспекти:
- Рішення роботодавця: Обмеження тривалості відпустки є правом, а не обов’язком роботодавця.
- Документальне оформлення: Рішення про обмеження відпустки повинно бути оформлене відповідним наказом або розпорядженням керівника підприємства.
- Інформування працівника: Працівник повинен бути письмово повідомлений про зміну тривалості відпустки з обґрунтуванням причин такого рішення.
Поради для бухгалтерів та кадровиків:
- Перевірка законодавства: Регулярно ознайомлюйтесь з актуальними змінами в законодавстві щодо трудових відносин під час воєнного стану.
- Консультації з юристами: У разі сумнівів щодо застосування обмежень відпустки, звертайтесь за консультацією до фахівців з трудового права.
- Документування рішень: Усі рішення щодо обмеження відпусток повинні бути належним чином задокументовані для уникнення можливих юридичних наслідків.
Оплата відпустки: строки та нюанси у 2025 році
Правильна та своєчасна виплата відпускних є ключовим обов’язком роботодавця. У 2025 році діють оновлені правила, які бухгалтерам необхідно враховувати для уникнення порушень трудового законодавства.
Строки виплати відпускних
Згідно з частиною 1 статті 21 Закону України «Про відпустки», заробітна плата за час щорічної відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором.
Це означає, що відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за день до початку відпустки. Моментом початку відпустки вважається 00:00 першого календарного дня відпустки, зазначеного у наказі керівника.
До 19 липня 2022 року існувала вимога щодо виплати відпускних не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Однак ця норма була скасована, і наразі законодавство не встановлює конкретного терміну, окрім вимоги виплати до початку відпустки.
Гнучкість у виплаті відпускних
Законодавство дозволяє встановлювати інші строки виплати відпускних у трудовому або колективному договорі. Наприклад, можна передбачити виплату відпускних після початку відпустки, якщо це погоджено між працівником і роботодавцем та зафіксовано у відповідних документах.
Також строк виплати відпускних може бути зазначений у заяві працівника або наказі керівника про надання відпустки. У такому випадку виплата відпускних під час відпустки не вважається порушенням трудового законодавства.
Розрахунок середньої заробітної плати
Для визначення суми відпускних використовується середня заробітна плата працівника. Розрахунок здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. № 100.
Розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
Відповідальність за порушення строків виплати
Невиплата або несвоєчасна виплата відпускних є порушенням трудового законодавства і може призвести до:
- Штрафу для роботодавця у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (з 1 квітня 2024 року — 8000 грн) відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України.
- Адміністративного штрафу для посадових осіб підприємства — від 510 до 1700 грн згідно з статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Примітка: Під час дії воєнного стану, у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються.
Рекомендації для бухгалтерів
- Перевірте наявність положень про строки виплати відпускних у трудовому або колективному договорі.
- Забезпечте виплату відпускних до початку відпустки, якщо інше не передбачено.
- Фіксуйте домовленості щодо строків виплати у заявах працівників та наказах керівника.
- Дотримуйтеся вимог щодо розрахунку середньої заробітної плати відповідно до чинного законодавства.
Графік відпусток: обов’язковість і практика у 2025 році
Графік відпусток — це обов’язковий внутрішній документ роботодавця, який визначає черговість надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам протягом календарного року. Його складання регламентується статтею 10 Закону України «Про відпустки»
Строки складання та затвердження графіка
Законодавство не встановлює конкретну дату для затвердження графіка відпусток, однак його слід скласти на початку календарного року, щоб забезпечити належне планування.
Згідно зі ст. 10 Закону «Про відпустки», роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до її початку.
Рекомендується затвердити графік до середини грудня попереднього року, щоб уникнути порушень у разі запланованих січневих відпусток.
Порядок складання графіка
- Збір побажань працівників — кадрова служба збирає інформацію щодо бажаних термінів відпусток.
- Урахування виробничих потреб — керівники підрозділів погоджують дати відповідно до графіків роботи.
- Затвердження керівником — графік затверджується наказом директора підприємства.
- Ознайомлення працівників — працівники мають бути ознайомлені з графіком під підпис.
Ключові особливості графіка у 2025 році
- Форма довільна — підприємство самостійно визначає зручну форму графіка, яка повинна містити ПІБ, підрозділ, дату відпустки, підписи.
- Включаються всі працівники — у тому числі керівництво, сумісники, сезонні працівники.
- Дати можуть бути уточнені — допускається зазначення місяців або попередніх термінів, якщо точні дати невідомі.
- Зміни можливі — за домовленістю сторін графік можна коригувати.
Відповідальність за відсутність графіка
Відсутність графіка вважається порушенням трудового законодавства та може призвести до:
- Фінансового штрафу для роботодавця — у розмірі однієї мінімальної зарплати (на червень 2025 року — 8000 грн) відповідно до ст. 265 КЗпП
- Адміністративного штрафу для посадових осіб — від 510 до 1700 грн (ст. 41 КУпАП)
⚠ Під час дії воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються, якщо порушення усунуто у встановлений термін після припису контролюючого органу.
Висновок
У 2025 році правила надання відпусток продовжують адаптуватися до умов воєнного стану. Бухгалтерам слід уважно ставитись до строків виплат, оформлення графіків і дотримання нових обмежень. Оновлення програмного забезпечення дозволяє уникнути помилок і вчасно реагувати на зміни в законодавстві.