Компанії часто дарують безкоштовні сувеніри, магніти, календарі чи інші рекламні матеріали своїм клієнтам чи потенційним покупцям. Питання: як рекламні подарунки клієнтам-фізособам відобразити в обліку, щоб не порушити закон і не сплатити зайві податки? В цьому матеріалі розглянемо, які норми Податкового кодексу застосовуються, як вести бухгалтерський і податковий облік, коли є обов’язки щодо ПДФО, ВЗ та ПДВ, і які ризики у неправильному відображенні.
Що говорять закони і податкова практика
- Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військовий збір (ВЗ)
- Згідно з підпунктом 165.1.39 Податкового кодексу України: вартість негрошових подарунків, отриманих фізособою, не оподатковується ПДФО і ВЗ, якщо не перевищує 25 % мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року.
- Якщо подарунок перевищує цей поріг, або якщо дарується конкретній особі (персоніфікація), тоді вартість перевищення підлягає обкладенню ПДФО і ВЗ.
- Коли подарунок вважається рекламним заходом
- Якщо подарунки роздаються як частина рекламної акції, і отримувачі — невизначене коло (споживачі чи клієнти без персоніфікації), то такі подарунки часто розглядають як витрати на збут або витрати на рекламу, і вони не формують дохід фізособи.
- Якщо персоніфікація є (наприклад, конкретним іменованим клієнтам), тоді подарунок стає “доходом у вигляді додаткового блага” за правилами ПКУ.
- ПДВ (податок на додану вартість)
- Якщо підприємство купує товари з ПДВ, з метою рекламної акції чи для подарунків, вхідний податковий кредит можна приймати у загальних випадках (підпункти 198.1-198.3 ПКУ).
- При безоплатній передачі товарів як подарунків рекламного характеру, операція може визнаватися як постачання за пп. 14.1.191 ПКУ, і тоді виникають податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ на звичайну ціну.
- Бухгалтерський облік витрат
- Витрати на рекламні подарунки включаються до витрат на збут або витрат на рекламу (рахунок 93 “Витрати на збут” за українськими П(С)БО чи іншими стандартами).
- Необхідно мати відповідні документи: акти вибуття, накладні, чеки, накази/розпорядження про проведення акції.
Податкова межа: до якої вартості подарунків не оподатковується
- Мінімальна зарплата на 1 січня звітного року. Наприклад, мінімалка на 1 січня 2025 року — 8000 грн.
- 25 % від мінімальної зарплати — це 2000 грн (8000 * 25 %) — гранична вартість негрошового подарунка протягом року, яка не підлягає ПДФО та ВЗ.
- Якщо подарунок перевищує цю межу або має грошову форму — оподатковується повністю.
Як рекламні подарунки клієнтам-фізособам відобразити в обліку — покрокова інструкція
| Крок | Що потрібно зробити |
|---|---|
| 1. Визначити, чи є персоніфікація отримувачів | Якщо подарунок вручено конкретній фізособі з ім’ям чи даними — персоніфікація; якщо це акція, сувеніри у кількості без індивідуальних даних — невизначене коло. |
| 2. Оцінити вартість подарунка | Визначити звичайну ціну (часто — ціна придбання або собівартість). Якщо є ПДВ, врахувати його. |
| 3. Перевірити поріг 25 % мінімальної зарплати | Якщо вартість негрошового подарунка людині за рік не перевищує цей поріг — не утримується ПДФО / ВЗ. |
| 4. Вести облік витрат | В бухгалтерії витрати враховувати як витрати на збут або рекламу (п. витратна стаття). Документувати: розпорядження, акти, накладні. |
| 5. Відобразити у податковій звітності | Якщо персоніфікація + перевищення порогової вартості — відображати дохід у вигляді блага в формі № 1ДФ, утримати ПДФО і ВЗ. Якщо не перевищує і немає персоніфікації — не включати до доходу. |
| 6. Бізнес враховує ПДВ-наслідки | Прийняти вхідний податковий кредит, якщо купували подарунки з ПДВ; нарахувати податкові зобов’язання по безоплатній передачі, якщо операція оподатковується. |
Приклади ситуацій
- Компанія вкладає магнітик з логотипом у кожне замовлення, яке надходить клієнту, без персоніфікацій (без зазначення імен клієнтів).
→ Це рекламна акція. Отже, вартість таких магнітів не буде доходом фізосіб, якщо не перевищує 25 % мінзарплати. В бухгалтерії — витрати на збут/рекламу. ПДВ-вхідний кредит приймається. - Подарунок конкретному клієнту із зазначенням імені (наприклад, подяка за співпрацю) із вартістю 3000 грн, коли поріг становить 2000 грн.
→ Вартість перевищення порогу (1000 грн) підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ як додаткове благо. - Роздача календарів або ручок на виставці, відвідувачам без списку імен.
→ Невизначене коло, рекламна акція — не оподатковується для фізосіб, якщо подарунки негрошові і не персоніфіковані.
Ризики та помилки, яких слід уникати
- Недостатня або відсутня документація (відсутність наказів або актів вибуття) — податкові органи можуть відмовити у витратах або вимагати донарахування податків.
- Невірно визначена звичайна ціна подарунка — якщо занизити, податкова може оскаржити.
- Ігнорування персоніфікації — навіть при акції, якщо є дані конкретних осіб, норму персоніфікації застосують.
- Необлік ПДВ-зобов’язань при безоплатній передачі, коли це необхідно.
Висновок
Правильне відображення рекламних подарунків клієнтам-фізособам в обліку — це баланс між маркетингом і податковою дисципліною. Важливо:
- чітко розуміти, чи акція є персоніфікованою, чи для невизначеного кола;
- знати поріг 25 % мінімальної зарплати;
- документувати операції;
- враховувати ПДФО, ВЗ, ПДВ у разі перевищення меж або персоналізації.
Це дозволить уникнути претензій від податкових органів, штрафів і непередбачених витрат.