Згідно з практикою ведення документообігу в Україні, наказ про постійно діючу комісію не треба переоформлювати щороку, якщо в ньому не зазначено конкретного строку дії. Більшість підприємств ухвалюють такі накази без часової обмеженості, тож документ залишається чинним до моменту зміни складу комісії або до внесення інших змін.
Коли варто оновити наказ
У двох випадках оновлення документа необхідне:
- Часовий строк вказаний у наказі: якщо в документі визначено чіткий період дії (наприклад, до конкретної дати), при закінченні цього періоду обов’язково потрібно видати новий наказ. В оновленому наказі слід зазначити, що попередній документ втратив чинність, а також вказати дату й реєстраційний індекс попереднього наказу.
- Зміна складу комісії: у разі кадрових змін — наприклад, хтось звільнився або призначено нових членів — новий наказ необхідно видати, аби відобразити актуальний склад.
Яка користь від наказу про постійно діючу комісію
Постійно діюча комісія відіграє ключову роль у процедурі обліку основних засобів, зокрема в прийнятті, введенні в експлуатацію та списанні. Функції такої комісії:
- Оглядає об’єкти, що потребують списання
- Визначає причини невідповідності критеріям активу
- Установлює осіб, відповідальних за передчасне вибуття активу
- Оцінює можливість подальшого використання або продажу частин
- Складання актів на списання та інших необхідних документів
Практичні поради для бухгалтерів та юристів
- Перевірте текст наказу: чи вказано в ньому строк дії? Якщо так — плануйте заміну документа вчасно.
- Фіксуйте кадрові зміни: оновлення наказу має відображати поточний склад комісії.
- Посилайтеся на попередні документи: у новому наказі вкажіть дату, номер і зміст попереднього.
- Слідкуйте за нормативною базою: комісії створюються згідно з Методичними рекомендаціями № 561 і Наказом Мінфіну № 818 (для держсектору).
Висновок
Наказ про постійно діючу комісію не потрібно оновлювати щороку, якщо в ньому не вказано часу дії. Однак зміни в складі комісії або зазначення строку дії — це вагомі фактори для оновлення наказу. Своєчасне оформлення документів убезпечить від помилок у кадровому та бухгалтерському обліку.
За допомогою чи консультацією ви можете звертатися до нас.